¿Cómo despedir a un empleado de forma justa y con todo en orden?

Para despedir a un empleado de forma justa, confirme que el motivo es claro, está documentado y es coherente con casos anteriores, y revise si hubo quejas o licencias recientes. Prepare el último pago y los documentos antes de reunirse, y comuníquelo en privado y brevemente. En Massachusetts, al empleado despedido se le paga completo el día del despido.

Ya tomó la decisión. Tal vez meses de conversaciones no cambiaron el trabajo, o hubo un incidente que no puede pasar por alto. Ahora toca llevarla a cabo de modo que la persona entienda lo que pasa y que los registros respalden la decisión, junto a su abogado laboral.

Tres detalles piden el mayor cuidado: que el motivo sea el mismo en la reunión y en la carta, que el último cheque esté listo a tiempo y que el momento elegido no pueda leerse como una respuesta a una queja.

¿Qué debe revisar antes de despedir a un empleado?

Confirme que el motivo se sostiene y que nada más pueda parecer el motivo real. Antes de fijar la fecha, repase estas preguntas con su abogado laboral:

1. El motivo: ¿puede explicarlo en dos oraciones y es el mismo en todos los documentos?
2. El registro: ¿hay advertencias, evaluaciones o notas que muestren que la persona sabía lo que se esperaba y tuvo tiempo de corregirlo?
3. Contradicciones: ¿una buena evaluación, un aumento o un bono recientes apuntan en sentido contrario?
4. Coherencia: ¿a otras personas que hicieron lo mismo se les trató igual?
5. El momento: ¿la persona se quejó hace poco de discriminación o acoso, señaló un problema legal o de seguridad, pidió un acomodo razonable o tomó o pidió una licencia protegida?
6. Promesas: ¿una carta de oferta, un contrato, el manual del empleado o un convenio sindical prometen un procedimiento, un aviso previo o una indemnización?

El momento importa porque la ley federal protege a los empleados que hacen valer su derecho a no ser discriminados. La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) aclara también que el empleador puede disciplinar o despedir a un trabajador por motivos que no sean de represalia ni discriminatorios. Si responde que sí a alguna de estas preguntas, su abogado laboral debe revisar los hechos antes de que usted fije la fecha.

Una auditoría de recursos humanos le permite saber qué prometen su manual y sus cartas de oferta antes de que un despido los ponga a prueba, y cómo crear un manual del empleado explica por qué la redacción del manual puede pesar en este momento.

Este artículo trata del despido de una sola persona. Un despido de muchas personas a la vez tiene sus propias reglas, entre ellas el aviso previo que exige la ley federal WARN en ciertos cierres de planta y despidos masivos y, en algunos estados, sus propias reglas de aviso. Necesita su propio plan.

¿Cómo se documenta un despido?

Anote los hechos mientras están frescos, en lenguaje sencillo, como si el empleado fuera a leerlos. En Massachusetts, un empleado actual o anterior puede pedir por escrito revisar su expediente de personal, y el empleador debe permitirlo dentro de cinco días hábiles. La misma ley obliga al empleador a avisarle al empleado dentro de 10 días cuando pone en su expediente información que se ha usado o puede usarse en su contra, como una advertencia por escrito.

Guarde en un solo lugar:

• Lo que se esperaba de la persona: la descripción del puesto, la política o la meta.
• Cada conversación al respecto: la fecha, lo que se dijo y lo que se le pidió cambiar.
• Las advertencias y evaluaciones, con una nota de cuándo recibió cada una.
• La decisión: quién la tomó, cuándo y el motivo en dos oraciones.
• El cálculo del último pago y los documentos que va a entregar.

Qué es la gestión del desempeño explica cómo llevar ese registro como parte del trabajo diario con su equipo.

¿Qué debe decir la carta de despido?

La carta de despido confirma por escrito la decisión y los detalles prácticos, para que la persona los tenga después de la reunión. Hágala breve y concreta, entréguela al final de la reunión y pida a su abogado laboral que la revise antes.

Si ofrece una indemnización, póngala en un acuerdo aparte. En Massachusetts, incluya con la carta el folleto sobre el seguro de desempleo. La ley del estado obliga a todo empleador a entregar a cada empleado separado información por escrito aprobada por el Departamento de Asistencia al Desempleado (DUA), lo antes posible y a más tardar 30 días después del último día trabajado. El folleto del Departamento, el Formulario 0590-A, existe en español y es el documento que pide entregar.

¿Qué decir al despedir a un empleado?

Diga la decisión en el primer minuto, explique el motivo en pocas palabras, cuente lo que sigue y deje que la persona responda. Reúnase en privado, con otra persona de la gerencia o de recursos humanos presente, y que la reunión sea corta.

1. Empiece por la decisión: "Tengo una noticia difícil. Hemos decidido terminar su empleo, a partir de hoy."
2. Dé el motivo en una o dos oraciones, con las mismas palabras de la carta.
3. Diga una sola vez que la decisión es definitiva: "Entiendo que no esté de acuerdo. La decisión es definitiva."
4. Explique lo que sigue: el último cheque, los beneficios, los bienes de la empresa y la carta.
5. Deje que la persona pregunte y reaccione. Conteste lo que pueda y diga quién dará seguimiento a lo demás.
6. Cierre con cómo recogerá sus cosas y saldrá, y agradézcale su trabajo si puede decirlo con sinceridad.

Hay cosas que alargan la reunión y enturbian el registro: disculparse por la decisión, culpar a otra persona, agregar motivos que no están en la carta, discutir o prometer una referencia que no ha aprobado.

Planee la logística antes de la reunión: cuándo se corta el acceso a los sistemas, cómo se devuelven las pertenencias y qué le dirá al equipo. Un despido que el equipo no entiende puede afectar la confianza, incluso la de quienes se quedan.

¿Qué cambia en Massachusetts?

Massachusetts fija la fecha del último cheque y agrega pasos propios. El Departamento de Trabajo de EE. UU. indica que la ley federal no obliga a los empleadores a entregar de inmediato el último cheque a un exempleado. Massachusetts sí lo exige, así que procese la nómina final antes de la reunión. Estas reglas se revisaron en noviembre de 2026, y su abogado laboral debe confirmar cómo se aplica cada una a su empresa.

Para el resto de las reglas del estado según el tamaño de la empresa, vea qué leyes laborales de Massachusetts aplican a un negocio pequeño.

¿Debe ofrecer una indemnización por despido?

En general, la indemnización es opcional, salvo que un contrato, una carta de oferta o una política la prometan. El Departamento de Trabajo señala que la Ley de Normas Razonables de Trabajo (FLSA) no exige la indemnización por despido y que es un asunto de acuerdo entre el empleador y el empleado. Quien la ofrece suele pedir a cambio que la persona firme una renuncia a sus reclamaciones, y su abogado laboral redacta o revisa el acuerdo.

Algunas reglas dan forma a ese acuerdo:

• Si el empleado tiene 40 años o más, una renuncia válida a reclamaciones por discriminación por edad debe darle al menos 21 días para considerar el acuerdo (45 días en un programa grupal), siete días para revocarlo después de firmar y la recomendación por escrito de consultar a un abogado, entre otros requisitos.
• Un acuerdo de indemnización no puede quitarle al empleado el derecho a presentar un cargo ante la EEOC.
• Los salarios finales, incluidas las vacaciones ganadas, se deben aunque la persona no firme, así que manténgalos separados de la oferta de indemnización.
• En Massachusetts, un acuerdo de no competencia firmado como parte de la separación queda fuera de la ley estatal de no competencia solo si al empleado se le dan expresamente siete días hábiles para retractarse de su aceptación.

Próximos pasos

1. Escriba el motivo en dos oraciones y reúna los registros que lo respaldan.
2. Repase con su abogado laboral las preguntas sobre el momento, la coherencia y las promesas antes de fijar la fecha.
3. Pida a nómina que calcule el último pago, con las vacaciones ganadas, para tenerlo listo el día de la reunión.
4. Prepare la carta, el folleto de desempleo, la información de beneficios y, si lo hay, el acuerdo de indemnización.
5. Escriba sus dos primeras oraciones para la reunión y planee el acceso a los sistemas, las pertenencias y el mensaje al equipo.

Le ayudamos a preparar la documentación, la carta y la conversación, y trabajamos junto a su abogado laboral, que se ocupa de los acuerdos y de las preguntas legales. Conozca nuestro apoyo en terminaciones y separaciones.

Preguntas que hacen los dueños de negocio

¿Se puede despedir a un empleado por videollamada o por teléfono?

Si la persona trabaja a distancia, una videollamada es lo más parecido a una reunión privada en persona, y se siguen los mismos pasos: primero la decisión, un motivo breve, lo que sigue y la carta enviada justo después. Un correo o un mensaje de texto no le deja a la persona la oportunidad de preguntar. En Massachusetts el último cheque se debe igual el día del despido, así que planee cómo le llegará. Si paga por depósito directo, confirme con su proveedor de nómina que el dinero pueda llegar a la cuenta de la persona ese mismo día.

¿Qué le dice al resto del equipo?

Dígales el mismo día, en pocas oraciones, que la persona ya no forma parte del equipo, quién cubre sus tareas y a quién preguntar por los pendientes. Mantenga los motivos en privado y dé la misma respuesta a todos los que pregunten. Así respeta a la persona que se fue y les da a quienes se quedan la información que necesitan para seguir trabajando.