¿Qué es FP&A y necesita su negocio hacerlo?

FP&A, siglas en inglés de planificación y análisis financiero, es el trabajo de convertir sus registros contables en un presupuesto, una proyección y una revisión mensual, para que usted decida qué hacer. La contabilidad registra lo que pasó. El FP&A usa esos registros para planear lo que viene y explicar por qué los resultados se alejan del plan.

Su banco o un socio le dicen que necesita FP&A, y usted se pregunta qué es FP&A y si es contabilidad con otro nombre. No lo es: es otro trabajo, con otro producto final, y a la mayoría de los dueños les hace falta ese producto más que un departamento entero.

¿Qué es FP&A y de qué se compone?

La Association for Financial Professionals, una asociación de profesionales de finanzas de Estados Unidos, describe cuatro partes del trabajo: planificación y proyección integradas, gestión del desempeño, análisis y modelado financiero, y mejora continua del proceso detrás de las cifras. Para un dueño de negocio se ven así:

¿En qué se diferencia el FP&A de la contabilidad?

La contabilidad registra e informa lo que ya ocurrió, y el FP&A parte de esos registros para planear y explicar. La asociación dice que el FP&A es "proactivo y estratégico", mientras que la contabilidad se centra en registrar e informar transacciones pasadas.

Primero necesita la contabilidad. El FP&A solo es tan confiable como los registros que lo sostienen, así que un negocio cuyos libros cierran tarde o cambian después de cerrados debe arreglar eso antes de armar una proyección.

¿Cómo se ve el FP&A en un negocio que crece?

Funciona como un ciclo mensual: se cierran los libros, se comparan los resultados reales con el presupuesto, se explican las diferencias más grandes, se actualiza la proyección y usted toma una o dos decisiones.

Por ejemplo, suponga que en el tercer mes las ventas quedan 8% por debajo del presupuesto. La contabilidad le muestra la cifra. El FP&A le muestra de dónde viene, digamos dos clientes que retrasaron pedidos y no un problema de precios, actualiza la proyección y las semanas de caja que siguen, y plantea si la contratación prevista debe pasar a un trimestre más tarde. Las cifras de este ejemplo son inventadas.

¿Necesita su negocio FP&A?

Busque estas señales:

• Contrata, fija precios o compra por intuición porque los informes no responden a "¿y si...?".
• La caja es difícil de predecir con más de unas pocas semanas de anticipación.
• Un banco, un socio o un comprador le pidió una proyección y la armó de prisa.
• El presupuesto se fijó en enero y nadie lo ha comparado con los resultados desde entonces.
• Maneja más de un producto, local o fuente de ingresos, y no sabe cuál deja el margen.

Un negocio con una sola operación sencilla y un dueño que lo ve todo quizá solo necesite una vista mensual de la caja. Cuando se cumplen dos o tres de las señales, vale la pena montar el presupuesto, la proyección y la revisión.

¿Quién hace el FP&A en una empresa pequeña?

Hay tres arreglos comunes: el dueño con una persona de finanzas dentro de la empresa, el equipo de contabilidad con un alcance ampliado, o un CFO fraccional, un líder senior de finanzas que trabaja con usted a tiempo parcial. La mejor opción depende de cuánto criterio exige el trabajo y de cuántas horas toma cada mes. El artículo ¿necesita su empresa un CFO fraccional? explica la tercera opción.

Próximos pasos

1. Elija la decisión que más quiere probar, como una contratación, un cambio de precios o un préstamo.
2. Reúna en una sola hoja los resultados de 12 meses de su sistema de contabilidad y compruebe que cuadren.
3. Arme con ellos un presupuesto y una proyección de caja a 13 semanas. El artículo cómo crear un plan financiero para su negocio lo muestra paso a paso.
4. Haga una revisión mensual: compare los resultados reales con el plan, explique las tres diferencias mayores y actualice la proyección. El artículo cómo hacer proyecciones financieras explica el método, y los indicadores financieros que todo dueño debe seguir dicen qué llevar a la revisión.

Si quiere ver cómo en Surfside Capital Advisors armamos proyecciones y tableros de indicadores que siguen su caja y sus márgenes, lea sobre nuestro trabajo de FP&A.

Preguntas que hacen los dueños de negocio

¿FP&A es lo mismo que hacer un presupuesto?

No. El presupuesto es solo una parte. El FP&A también incluye las proyecciones, informar el avance frente a las metas y analizar las decisiones antes de tomarlas. El presupuesto dice lo que usted piensa hacer, y el resto del ciclo le dice si va por buen camino y qué cambiar.

¿Puede su equipo de contabilidad hacer el FP&A?

Algunos pueden, si se define el alcance y tienen las horas. Los trabajos son distintos: uno mantiene los registros exactos y en regla, y el otro los usa para planear y asesorar. Si ese equipo ya está saturado con el cierre del mes, la planificación suele ser lo primero que se queda sin hacer.